¿Sabes gestionar un proyecto?

Todos conocemos la importancia de gestionar proyectos de forma eficiente, de hecho la figura del project manager en las empresas ha ganado importancia en los últimos tiempos…

pero es que, además, la forma de gestionar un proyecto tiene importantes consecuencias, ya que infiere directamente en el nivel de satisfacción del cliente y, en consecuencia, en su fidelización, pero también supone la demostración de nuestros conocimientos y capacidades profesionales.

Y al contrario, hay errores comunes que debemos evitar, como el no cumplimiento de los plazos, la imposibilidad de llevar a cabo los requisitos iniciales…etc. ya que pueden derivar, no sólo en la pérdida del cliente, sino en el deterioro de nuestra reputación corporativa e imagen de marca en el mercado. Recordemos aquello de que un cliente insatisfecho está más incentivado a compartir su experiencia que uno satisfecho.

Por tanto, vamos a repasar los principios clave que afectan de forma directa al éxito en la gestión de un proyecto:  

1- Definición clara de objetivos: la primera reunión nos proporcionará un briefing del proyecto en cuanto a necesidades del cliente se refiere pero nuestro consejo es tener una segunda reunión de kick-off en la que ambas partes, cliente y proveedor, hayan tenido tiempo de madurar las ideas surgidas de la primera reunión y consensuarlas con sus respectivos equipos. En esta reunión de kick-off deberán quedar muy bien definidos cuáles van a ser los objetivos, metodología, outputs e insights del proyecto.   

2- Metodología: la metodología que vayamos a utilizar será la base del proyecto, por lo que previamente deberemos asegurarnos de que es la que mejor se adapta a las necesidades del mismo. Aquí cobra especial relevancia nuestro conocimiento del mercado. 

3- Realizar un test previo de las herramientas/fuentes de información  que vayamos a utilizar, con el fin de evitar “sorpresas”.

4- Claridad del proyecto: es fundamental manejar las expectativas de nuestro cliente ya que son frecuentes los casos en los que no coinciden con lo que el proveedor encargado del proyecto tiene en mente. Debemos evitar este tipo de situaciones

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5- Realizar entregas parciales: unido al punto 4, es recomendable, siempre que sea posible, entregar avances del proyecto para asegurar la coincidencia entre el material entregado y el esperado.  

6- Equipo designado: deberemos poner especial cuidado en la selección del equipo destinado al proyecto, asegurándonos de que está compuesto por aquellos profesionales cuyos conocimientos y experiencia son los idóneos.

7- Designación de un responsable de proyecto: el project manager será la persona que liderará el proyecto de principio a fin, actuando como intermediario entre el equipo destinado  al proyecto y el cliente, supervisando las tareas y entregables y asegurándose de que se cumplen los plazos comprometidos. Del mismo modo deberá ser capaz de gestionar cualquier eventualidad que pueda surgir.

8- Planificación: planificación de tareas y calendario. Es fundamental realizar un schedule realista que refleje los plazos de cada fase del proyecto así como un reparto eficiente de las tareas asignadas a cada miembro del equipo.

9- Flexibilidad y planificación de riesgos: es posible que surjan nuevos requerimientos, especialmente en aquellos proyectos de larga duración que se puedan ver afectados por cambios en el mercado que conlleven nuevas necesidades. Estos cambios pueden implicar modificaciones en los plazos de entrega, en el equipo inicial destinado al proyecto, en los costes…etc.

Previamente al comienzo del proyecto deberemos haber planificado este tipo de riesgos. Así, podremos solventar estas eventualidades y dar continuidad al proyecto, aunque también deberemos ser transparentes a la hora de transmitir al cliente las modificaciones en en el presupuesto inicial en caso de que estos cambios conlleven costes extra. 

10- Capacidad de adaptación a la forma de trabajo y filosofía del cliente: crucial especialmente en aquellos casos en los que, por diversas razones, es complicado cambiar el modus operandi de nuestros interlocutores en el cliente. 

Está claro que cada proyecto tiene sus peculiaridades y debe ser tratado conforme a las mismas pero, si tenemos en cuenta estos principios básicos, seguro que conseguiremos una excelente gestión del mismo.

 

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